La Piste d’Audit Fiable (ou « PAF ») consiste pour une entreprise à mettre en place des contrôles afin d’établir un traçage entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de service qui en est le fondement. Lors d’un contrôle fiscal, la documentation de la PAF est exigée.
Cet ensemble de contrôles documentés et permanents, constituant la piste d’audit fiable, permet à l’entreprise de s’assurer de l’authenticité, de l’intégrité et de la lisibilité des factures qu’elle émet, de leur émission jusqu’à la fin de leur période de conservation (art. 289 V du CGI) :
Ces critères peuvent être satisfaits grâce à l’usage d’une signature électronique avancée ou d’une solution EDI. Dans les autres cas, des contrôles documentés et permanents devront être mis en place afin d’établir une piste d’audit fiable (PAF) entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement.
La Piste d’Audit Fiable (dite « PAF ») vise ainsi à permettre à l’administration fiscale de vérifier le cycle de vie d’une transaction, de contrôler l’absence de fraude et de s’assurer de la réalité comptable. La documentation de la PAF est indispensable.
Il est de la responsabilité de chaque entreprise de s’assurer qu’elle a mis en place des moyens de contrôle afin de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues. Les obligations de la PAF ne seront toutefois pas identiques selon qu’il s’agit d’une PME ou d’un grand groupe.
C’est à l’entreprise de déterminer, en fonction de sa taille, de la nature de son activité, de ses systèmes d’information et de la volumétrie des factures émises et reçues, le niveau adéquat de contrôle nécessaire à la PAF.
Ainsi, dans une très petite entreprise, une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux (devis, bons de commande, bons de livraison, justificatifs de paiement) peut constituer un contrôle suffisant de la piste d’audit fiable. Dans tous les cas, il est important pour la PAF de pouvoir reconstituer la chaîne suivante :
Ce traçage opéré par la PAF doit permettre de remonter à partir d’une facture au devis initial et vice versa. Les contrôles de la PAF peuvent être intégrés au système d’information et prendre la forme de traitements informatiques mais peuvent également être réalisés sur papier ou manuellement.
Comme évoqué ci-dessus, l’intensité des contrôles de la piste d’audit fiable (PAF) sera fonction de la taille de l’entreprise. De même, les attentes en matière de documentation de la PAF seront également proportionnelles. Les contrôles doivent être documentés afin de décrire leur effectivité et leur réalité. Les acteurs des contrôles de la PAF doivent être mentionnés ainsi que leurs tâches respectives.
L’objectif de cette documentation de la piste d’audit fiable est de permettre à l’administration fiscale d’appréhender l’ensemble des contrôles. La documentation de la piste d’audit fiable ne doit pas être rédigée lors d’une vérification mais bien dès la mise en place des contrôles. Alors qu’une très petite entreprise pourra se contenter d’une présentation orale (voir BOFIP n°210), une documentation structurée et détaillée sera attendue pour une grande entreprise.
Les services du cabinetAudit des contrôlesLe cabinet CWZ vous propose de vous assister afin de mettre en place ou évaluer votre piste d’audit fiable. Pour cela, la méthodologie suivante est mise en œuvre :
Le cabinet vous apportera notamment son expertise en matière d’analyse fiscale à partir de fichiers FEC afin de bénéficier de nouveaux contrôles automatisés venant renforcer l’efficacité de la PAF.
Rédaction de la documentation de la piste d’audit fiable
Au terme de cet audit destiné à recueillir les éléments nécessaires, le cabinet vous remettra une documentation PAF décrivant les contrôles mis en place afin d’établir votre piste d’audit fiable. Ce document d’une vingtaine de pages présente les différentes étapes de contrôle d’une transaction, du devis à la facturation.
D’une durée de quelques jours, cette mission sur la PAF vous permettra d’améliorer la qualité de l’information communiquée à l’administration fiscale et d’assurer la conformité de la piste d’audit fiable.